Empieza por la tarifa que tengas acordada
Busca la tarifa por kilómetro en la política de gastos de tu empresa, el convenio o el acuerdo que se aplique a tu viaje. Después introduce la distancia que vas a declarar y los extras. La calculadora hace la suma, pero no puede determinar qué te corresponde cobrar sin conocer esos documentos. La referencia fiscal se muestra aparte porque cumple otra función: no es una tarifa que todas las empresas estén obligadas a pagar ni convierte cualquier desplazamiento en un gasto exento.
Cómo se calcula
La fórmula que usamos
Qué supone este cálculo
La referencia de 0,26 €/km no es una tarifa obligatoria para todas las empresas. El tratamiento fiscal depende de los requisitos del desplazamiento.
350 km a una tarifa acordada de 0,30 €/km
Kilometraje: 105 €. Peajes y aparcamiento: 30 €. Total matemático: 135 €. La referencia de kilometraje a 0,26 €/km sería 91 €; la diferencia de 14 € no determina por sí sola una liquidación fiscal.
| Concepto | Resultado |
|---|---|
| Kilometraje a 0,30 €/km | 105,00 € |
| Peajes + aparcamiento | 30,00 € |
| Total calculado | 135,00 € |
| Referencia: 350 × 0,26 | 91,00 € |
| Diferencia entre tarifas | 14,00 € |
Incluye la vuelta si también vas a declararla
Aquí no hay una casilla de ida y vuelta: escribe todos los kilómetros que correspondan al parte. Si has hecho varios desplazamientos con la misma tarifa, puedes sumarlos, pero conserva las fechas y el recorrido de cada uno. Cuando las tarifas sean distintas, calcula cada grupo por separado. Es una forma sencilla de evitar que falte la vuelta o de contar dos veces un viaje al preparar la liquidación.
Qué significa la referencia de 0,26 €/km
La Orden HFP/792/2023 establece una cuantía por kilómetro para determinados gastos de locomoción en IRPF y contempla peajes y aparcamiento justificados. Su aplicación requiere revisar los requisitos normativos; no convierte cualquier uso del vehículo en un gasto exento. La cifra tampoco obliga por sí misma a todas las empresas a compensar con esa tarifa. El recorrido ordinario entre casa y el centro habitual de trabajo no debe equipararse automáticamente a un desplazamiento profesional que cumpla esos requisitos.
Por qué se separan peajes y aparcamiento
Son importes concretos del desplazamiento que puedes respaldar con justificantes. Introduce lo efectivamente pagado o una estimación identificada como tal si todavía preparas el viaje. No añadas el mismo importe como otros gastos dentro de una tarifa y como extra a la vez. Si un recibo corresponde a varios trabajadores o desplazamientos, conserva una explicación de cómo se ha repartido. La calculadora suma cifras; no valida los documentos.
La diferencia con la referencia no es el impuesto
En el ejemplo, 350 km a 0,30 € producen 105 €, mientras 350 km a 0,26 € dan 91 €. Los 14 € de diferencia son solo una comparación aritmética. No se aplica automáticamente a ellos un tipo de IRPF ni se calcula una nómina. Puede ser necesario revisar la naturaleza del pago, la realidad del desplazamiento y las condiciones aplicables. Consulta a quien gestiona la liquidación antes de atribuirle una exención o retención.
Documentación que ayuda a revisar el cálculo
- Fecha, motivo y recorrido del desplazamiento.
- Kilómetros y tarifa aplicada, con referencia al acuerdo correspondiente.
- Justificantes de peajes y aparcamiento cuando procedan.
- Desglose de anticipos o importes ya abonados.
Este orden permite comprobar errores sencillos, como repetir un trayecto, olvidar la vuelta o sumar una factura dos veces. Los requisitos formales concretos deben contrastarse con la política de gastos y la normativa aplicable a la situación.
Compensación y coste real del vehículo
Una tarifa por kilómetro no demuestra que cubra todo el coste de tu coche. Seguro, mantenimiento, depreciación y forma de uso pueden producir un coste medio diferente. Si quieres entender esa diferencia, utiliza la calculadora de coste por kilómetro con tus facturas y estimaciones. Mantén separado ese presupuesto personal de la liquidación laboral: el resultado de una herramienta no modifica por sí solo la tarifa pactada ni el tratamiento tributario del pago.
Qué comprobar antes de usar el resultado
Si el desplazamiento es de trabajo, distingue entre tu coste real de usar el coche y la cantidad que una empresa pueda reembolsar. No son necesariamente lo mismo.
Guarda distancia, motivo del viaje y los gastos adicionales que quieras justificar. Para comparar si una compensación cubre realmente el uso del coche, calcula también tu coste por kilómetro.
Preguntas frecuentes
¿La empresa debe pagar siempre 0,26 €/km?
No. Esa referencia fiscal no fija por sí sola una tarifa universal. Revisa el convenio, contrato o política de gastos aplicable.
¿Se añaden peajes y aparcamiento?
El cálculo los suma por separado. La aplicación de un tratamiento fiscal exige comprobar los requisitos y la justificación correspondientes.
¿La diferencia sobre 0,26 €/km es el impuesto a pagar?
No. Es una diferencia aritmética, no una liquidación de IRPF ni una determinación de exención.
¿Debo incluir la ida y la vuelta?
Introduce la distancia total que corresponda al desplazamiento declarado. Esta herramienta no duplica automáticamente los kilómetros.
Fuentes y metodología
El importe acordado se obtiene multiplicando kilómetros por tarifa y sumando los extras. La referencia fiscal procede de la Orden HFP/792/2023, enlazada debajo; su aplicación depende de que el desplazamiento cumpla los requisitos.
Responsable del proyecto: Oscar JR · Contenido actualizado el .
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